参加展会，参展商如何降低成本？

本文来源于《出展世界》编译/苏希玲

如果参展商想大幅削减参展成本，就必须有周密的计划性。尽可能早地完成所有必要的措施和任务是非常重要的，这样就可以不错过各项工作的截止期限。此外，良好的组织性可以使企业不忽视任何隐藏的成本因素，从一开始就省去后关头因忘记某物而造成的昂贵的快递费用。通常情况下，展商应该在会展活动开始不晚于前十天订购现场所需的相关服务，如电话、互联网、电力和水。实践表明，如果在此日期之后才预订，一般这些服务的价格都会比平时高出大约五分之一。此外，参展商应稍微宽泛地预估相关的服务数量，以保证充足的预算。

毫无疑问，展具占了很大一部分参展成本。因此，展商应该选择好的功能元素，以便能够灵活组合展示图形和横幅，在多个展览会中可以重复使用。此外，设备好能够进行紧凑的折叠，以避免昂贵的运输和存储成本。很多参展商常常以廉价的设备来代替高质量的营销设备，以节省成本。但实际上，这不是明智的。较差的设备更容易发生破损，并且往往功能和外观都较差。从长远来看，需要额外的购买或修理常常使廉价设备成为昂贵的错误投资。参展商应该选择较少但高质量的展具设备。这样既节省了印刷成本，又节省了材料成本。此外，可以给潜在客户留下更好的印象。

广告宣传栏和移动展示墙的设计晚也应在展会前一天完成。通过避免现场发生展会策划中一些不必要的错误，参展商可以规避加班修补的风险以及因此产生的相关工人昂贵的加班费用。

印刷手册、横幅和类似的材料也是一个重要的成本因素。这也可以通过良好的组织性来降低成本。公司通常可以在批量订货时享受折扣。因此，参展商可以一次性采购所需的所有材料，以有效降低成本。

“少即是多”是一个原则，这也适用于公司宣传手册和广告材料的数量。参展商只需携带真正需要的数量就可以了。同时，为了避免让客人空手而归，参展商也可以通过邮寄或发送电子邮件把产品宣传资料发给客户。

参展商的运输成本与使用的设备密切相关。例如，使用智能折叠式移动摊位可以减少运输量，从而降低运输成本。使用铝制展具等轻量化的展览设备也可以减少成本。良好的组织性也会降低运输成本 ：参展商应该确切知道自己的展具需要多少集装箱和它们的重量。

工作人员和摊位员工的参展旅行安排应事先计划好。提前预订铁路旅行、航班、其余交通和酒店可以节省很多资金。此外，参展商在预订旅游机票时不应因为害羞而不申请团体费率或特殊条件。

将展台安装安排在正常的工作时间内完成是为明智的。参展商这样做能避免因周末加班产生的昂贵的工人费用。同理，在其他情况下，也应该不惜一切代价避免加班。